El Consejo de Administración es el responsable último de garantizar que Stock Channel Ltd. cumpla con sus obligaciones legales.

El responsable de la protección de datos, (actualmente Paul Meyers).

– Mantiene al consejo de administración al corriente de las responsabilidades, los riesgos y los problemas relacionados con la protección de datos.
– Revisa todos los procedimientos de protección de datos y las políticas relacionadas, de acuerdo con un calendario acordado.
– Organiza la formación y el asesoramiento en materia de protección de datos para las personas cubiertas por esta política.
– Responde a las preguntas sobre protección de datos del personal y de cualquier otra persona cubierta por esta política.
– Trata las solicitudes de los individuos para ver los datos personales que Stock Channel Ltd tiene sobre ellos (también llamadas «solicitudes de acceso del sujeto»).
– Comprueba y aprueba los contratos o acuerdos con terceros que puedan manejar datos confidenciales de Stock Channel Ltd.

El director de informática, (actualmente Artiom Chilaru).

– Garantiza que todos los sistemas, servicios y equipos utilizados para el almacenamiento de datos cumplen unas normas de seguridad aceptables.
– Realiza comprobaciones y exploraciones periódicas para garantizar que el hardware y el software de seguridad funcionan correctamente.
– Evalúa los servicios de terceros que la empresa está considerando utilizar para almacenar o procesar datos, por ejemplo: servicios de computación en la nube.

El Director de Marketing, (actualmente Simon Darby).

– Aprueba las declaraciones de protección de datos que se adjuntan a las comunicaciones, como correos electrónicos y cartas.
– Atiende las consultas sobre protección de datos de periodistas o medios de comunicación como los periódicos.
– Garantiza que las iniciativas de marketing respeten los principios de protección de datos, colaborando con otros miembros del personal cuando sea necesario.

Directrices generales para todo el personal

Las únicas personas que pueden acceder a los datos cubiertos por esta política deben ser aquellas que los necesitan para su trabajo.

– Los datos no deben compartirse de manera informal. Cuando sea necesario acceder a información confidencial, el personal deberá solicitarlo a sus superiores jerárquicos.
– Stock Channel Ltd proporcionará formación a todo el personal para ayudarles a entender sus responsabilidades en el tratamiento de datos.
– El personal debe mantener la seguridad de todos los datos, tomando precauciones razonables y siguiendo estas directrices.
– Deben utilizarse contraseñas fuertes y nunca deben compartirse.
– Los datos personales no deben revelarse a personas no autorizadas, ni dentro de la empresa ni fuera de ella.
– Los datos deben revisarse periódicamente y actualizarse si se comprueba que están desfasados. Si ya no se necesita, debe borrarse y eliminarse de forma segura.
– El personal debe solicitar ayuda a su superior jerárquico o al responsable de la protección de datos si no está seguro de algún aspecto de la protección de datos.

Estas directrices describen cómo y dónde deben almacenarse los datos de forma segura. Las preguntas del personal sobre el almacenamiento de datos en condiciones de seguridad deben dirigirse al director de informática. Cuando los datos se almacenan electrónicamente, deben estar protegidos contra el acceso causal no autorizado, los intentos de piratería maliciosa y el borrado accidental.

– Los datos deben protegerse con contraseñas seguras que se cambien regularmente y que nunca se compartan entre el personal.
– Todos los datos almacenados en cualquier medio extraíble con fines de recuperación de desastres, (por ejemplo, unidades USB, cintas y DVD) se cifran automáticamente. Estos soportes deben llevarse de forma segura fuera de las instalaciones y guardarse bajo llave cuando no se utilicen.
– Como política, el personal general NO utiliza (ni tiene la opción de utilizar) medios extraíbles para el almacenamiento temporal de archivos.
– Los datos sólo deben almacenarse en unidades y servidores designados, y sólo deben cargarse en servicios de computación en la nube aprobados.
– Los servidores que contienen datos personales deben estar situados en un lugar seguro, lejos del espacio general de las oficinas.
– Hay que hacer copias de seguridad de los datos con frecuencia. Dichas copias de seguridad deben probarse regularmente y almacenarse de forma segura, de acuerdo con los procedimientos de copia de seguridad estándar de la empresa.
– Los datos nunca deben guardarse directamente en ordenadores portátiles u otros dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes. El personal general NO utiliza ordenadores portátiles ni dispositivos móviles para acceder, procesar o almacenar datos.
– Todos los servidores y ordenadores que contengan datos deben estar protegidos por un software de seguridad aprobado y un cortafuegos.

Estas directrices también se aplican a los datos que normalmente se almacenan electrónicamente pero que se han impreso por alguna razón:

– Cuando los datos se almacenan en papel y en impresiones, deben guardarse en un lugar seguro donde las personas no autorizadas no puedan verlos, por ejemplo, no dejarlos en una impresora.
– Cuando no se necesiten, el papel y las impresiones deben guardarse en un cajón o archivador cerrado.
– El papel y las impresiones deben destruirse y eliminarse de forma segura cuando ya no se necesiten.

Stock Channel Ltd no puede proporcionar ningún valor sustantivo a sus clientes y a sus clientes finales a menos que pueda recopilar y procesar Datos Personales. Si los datos personales están protegidos hasta el punto de no poder acceder a ellos, Stock Channel dejaría de ser un negocio viable. Sin embargo, es cuando se accede a estos datos personales recogidos y se procesan cuando corren el mayor riesgo de pérdida, corrupción y robo. Por lo tanto, el personal debe tener mucho cuidado para proteger los datos confidenciales.

– Cuando trabaje con datos personales, el personal debe asegurarse de que las pantallas de sus ordenadores estén siempre bloqueadas cuando no estén atendidas.
– Los datos personales no deben compartirse de manera informal. Los datos deben ser encriptados antes de ser transferidos electrónicamente. En particular, nunca debe enviarse al exterior por correo electrónico sin cifrar. El responsable informático puede explicar cómo enviar los datos a los contactos externos autorizados.
– El personal no debe guardar copias de datos personales en sus propios ordenadores. El personal debe acceder siempre a la copia del servidor central de cualquier dato y actualizarla.
– Los datos personales no deben transferirse nunca fuera del Espacio Económico Europeo.

La ley obliga a Stock Channel Ltd a tomar medidas razonables para garantizar que los datos sean exactos y estén actualizados. Además, Stock Channel se enorgullece de la precisión de sus datos. Es muy importante que los datos personales individuales sean exactos, y el personal debe poner gran énfasis en garantizar su precisión permanente. Es responsabilidad de todo el personal que trabaja con datos tomar todas las medidas razonables para garantizar que se mantengan lo más precisos y actualizados posible.

– Los datos deben conservarse en el menor número posible de lugares. El personal no debe crear conjuntos de datos adicionales innecesarios.
– El personal debe aprovechar todas las oportunidades para asegurarse de que los datos están actualizados, por ejemplo: confirmando los datos de un usuario comercial del cliente cuando llame.
– Stock Channel Ltd debe facilitar a los interesados la actualización de la información que Stock Channel Ltd tiene sobre ellos. Por ejemplo, a través de la página de su cuenta en el sitio web de Stock Channel Ltd.
– Los datos deben actualizarse a medida que se descubran imprecisiones. Por ejemplo, si un cliente ya no puede ser localizado en su número de teléfono almacenado, debe ser eliminado de la base de datos.